Intern – Field Excellence, Digital & AI Project Specialist / Stagiaire – Spécialiste des Projets d'Excellence sur le Terrain, Numérique et IA

Job Description

Intern – Field Excellence, Digital & AI Project Specialist

(6 months internship)

The Internship Program is an enriching experience for both the manager and the student. This is a learning opportunity to work with various scientific professionals in a global business environment. Further, it is a great way to gain exposure to our Company’s business offerings, providing endless learning opportunities for young professionals. Reporting to the Director, Innovations and Capacities, you will participate to the business intelligence and field excellence across all therapeutic areas. You will also contribute to the adoption of new digital tools, support existing ones, and accelerate the integration of AI solutions within Medical Affairs.

Simplification and Standardization:

• Support the continuous improvement of resources for medical science liaison officers and medical advisors.

• Contribute to the simplification, standardization, and harmonization of processes and tools across all therapeutic areas.

• Create and update work tools and training materials for internal processes.

Operational Excellence:

• Assist in maintaining a clear and organized online resource for the Medical Affairs department - identify and implement improvements.

• Support the creation of new tools and resources for medical activities.

• Help Medical Affairs strive for operational excellence: planning, monitoring, and follow-up. Ensure that resources are up-to-date and factual.

• Support the execution of deliverables for the medical services unit - update scientific content.

• General administrative support for the department.

Innovation, digital and AI Projects:

• Identify key opportunities for medical training through surveys of competitors and non-pharmaceutical sectors.

• Identify main internal and external resources to leverage - create training videos and a compilation of quick productivity tips.

• Opportunity for field pairing.

• Collaborate on project management plan and coordinate with cross-functional teams to ensure key deadlines, deliverables and KPIs are achieved.

• Gathering innovation ideas, developing solutions, and leveraging GPT and other AI applications within Medical Affairs

• Establish a strong relationship with the cross-functional internal stakeholders to communicate and deliver digital capabilities and ways of working that meets their business/decision-making needs.

• Foster a culture of data-focused decision making across the organization.

• Accelerate digital adoption through change management communications, trainings, co-creation and stakeholder alignment.

• Recommend new digital solutions to expand capabilities and collaborate with business teams to build, improve, and automate data processes and visualization through dashboards.

• Ensures the correct approval process is followed for all solutions or activities.

• Ensure to fully comply with our company's commitment to our Values and Standards, policies, procedures, industry standards and all laws and regulations. This includes the obligations to report all adverse events (AEs) and product quality complaints (PQCs) as per our company policy and Health Canada regulations.

Required Field of Study

• Health sciences or computer sciences (but open to all fields, with an emphasis on the qualifications mentioned above).

Qualifications and Skills

• Resourceful, organized, meticulous, and pays close attention to detail.

• Excellent business analytical skills and a data-driven mindset.

• Ability to establish and maintain effective working relationships with team members and cross-functional teams, solution-oriented, positive, and patient.

• Ability to work independently with minimal supervision.

• Manage-up with defined ownership by displaying pro-activity and independence.

• Proficiency in computer tools (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc.).

• Comfortable with new systems and quick to learn.

• Able to work in a fast-paced, high-volume, and dynamic work environment.

• Excellent communication skills (verbal and written).

• Are a team player who can positively influence and motivate internal stakeholder.

• Experience in the pharmaceutical industry is not required, but a general understanding of compliance and ethics in the pharmaceutical sector is necessary (which will be covered in the first few weeks).

• A strong sense of computer skills and programming would be a desirable but not mandatory skill.

• Previous work experience and/or involvement in a student association is considered an asset.

In line with our Company’s Hybrid Workplace Strategy, this position will be performed through a combination of remote work and in-person (Kirkland Head Office) based on the nature of work to be done.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

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Secondary Language(s) Job Description:

Stage – Spécialiste des Projets d'Excellence sur le Terrain, Numérique et IA

(6 mois)

Le programme de stage est une expérience enrichissante tant pour le manager que pour l'étudiant. C'est une occasion d'apprentissage pour travailler avec divers professionnels scientifiques dans un environnent commercial global. De plus, c'est un excellent moyen de découvrir les offres commerciales de notre entreprise, offrant de nombreuses opportunités d'apprentissage pour les jeunes professionnels. Relevant du Directeur, Innovations et Capacités, vous participerez à l'intelligence d'affaires et à l'excellence sur le terrain dans tous les domaines thérapeutiques. Vous contribuerez également à l’adoption de nouveaux outils numériques, à soutenir ceux existants et à accélérer l’intégration des solutions IA au sein des affaires médicales.

Simplification et Standardisation:

• Soutenir l'amélioration continue des ressources pour les agents de liaison scientifiques et médicales et les conseillers médicaux.

• Contribuer à la simplification, la standardisation et l'harmonisation des processus et outils dans tous les domaines thérapeutiques.

• Créer et mettre à jour des outils de travail et du matériel de formation pour les processus internes.

Excellence Opérationnelle:

• Aider à maintenir les ressources en ligne claires et organisése pour le département des affaires médicales - identifier et mettre en œuvre des améliorations.

• Soutenir la création de nouveaux outils et ressources pour les activités médicales.

• Aider les affaires médicales à viser l'excellence opérationnelle: planification, surveillance et suivi. S’assurer que les ressources sont à jour et factuelles.

• Soutenir l'exécution des livrables pour l'unité des services médicaux - mettre à jour le contenu scientifique.

• Support administratif général du département.

Innovation, Projets Numériques et IA:

• Identifier les principales opportunités de formation médicale grâce à des enquêtes auprès des concurrents et des secteurs non pharmaceutiques.

• Identifier les principales ressources internes et externes à exploiter - créer des vidéos de formation et un recueil de conseils rapides sur la productivité.

• Possibilité de jumelage sur le terrain.

• Collaborer sur le plan de gestion de projet et coordonner avec des équipes interfonctionnelles pour s'assurer que les délais, livrables et KPI clés soient atteints.

• Recueillir des idées d'innovation, développer des solutions et tirer parti de GPT et d'autres applications d'IA au sein des affaires médicales.

• Établir une relation solide avec les parties prenantes internes interfonctionnelles pour communiquer et fournir des capacités numériques et des façons de travailler qui répondent à leurs besoins commerciaux/de prise de décision.

• Favoriser une culture de prise de décision axée sur les données à travers l'organisation.

• Accélérer l'adoption numérique grâce à des communications de gestion du changement, des formations, de la co-création et de l'alignement des parties prenantes.

• Recommander de nouvelles solutions numériques pour élargir les capacités et collaborer avec les équipes commerciales pour construire, améliorer et automatiser les processus de données et la visualisation à travers des tableaux de bord.

• S'assurer que le bon processus d'approbation est suivi pour toutes les solutions ou activités.
  Assurez-vous de respecter pleinement l'engagement de notre entreprise envers nos valeurs et normes, politiques, procédures, normes de l'industrie et toutes les lois et réglementations. Cela inclut l'obligation de signaler tous les événements indésirables (AEs) et les plaintes de qualité des produits (PQCs) conformément à notre politique d'entreprise et aux règlements de Santé Canada.

Domaine d'Études Requis

• Sciences de la santé ou sciences informatiques (mais ouvert à tous domaines, en mettant l'accent sur les qualifications indiquées ci-dessus).

Qualifications et Compétences

• Débrouillard, organisé, méticuleux et porte une attention particulière aux détails.

• Excellentes compétences analytiques commerciales et un esprit axé sur les données.

• Capacité à établir et à entretenir des relations de travail efficaces avec les membres de l'équipe et les équipes interfonctionnelles, à être orienté vers les solutions, positif et patient.

• Capacité à travailler de façon autonome avec peu de supervision.

• Gérer les attentes avec un sens défini de la responsabilité en faisant preuve de proactivité et d'indépendance.

• Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc.).

• À l'aise avec les nouveaux systèmes et apprenant rapidement.

• Capable de travailler dans un environnement de travail dynamique, rapide et à fort volume.

• Excellentes compétences en communication (orale et écrite).

• Être un joueur d’équipe capable d’influencer positivement et de motiver les parties prenantes internes.

• Une expérience dans l'industrie pharmaceutique n'est pas requise, mais une compréhension générale de la conformité et de l'éthique dans le secteur pharmaceutique est nécessaire (qui sera couverte dans les premières semaines).

• Un sens aigu des compétences informatiques et de la programmation serait une compétence souhaitable mais pas obligatoire.

• Une expérience de travail antérieure et/ou une implication dans une association étudiante est considérée comme un atout.

Conformément à la Stratégie de milieu de travail hybride de notre entreprise, ce poste sera exécuté au moyen d’une combinaison de travail à distance et de travail en personne (siège social de Kirkland) en fonction de la nature du travail à effectuer.

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d’innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d’approche de l’un et de l’autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié.

Search Firm Representatives Please Read Carefully 
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company.  No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails. 

Employee Status:

Intern/Co-op (Fixed Term)

Relocation:

No relocation

VISA Sponsorship:

No

Travel Requirements:

10%

Flexible Work Arrangements:

Remote

Shift:

1st - Day

Valid Driving License:

No

Hazardous Material(s):

no

Job Posting End Date:

02/20/2025

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.