Data Management Associate - Local Individual Contractor LICA 6

Hardship Level (not applicable for home-based)

B

Family Type (not applicable for home-based)

Family

Staff Member / Affiliate Type

CONTR Local Entry and Mid-Level Support

Target Start Date

2025-04-01

Deadline for Applications

March 31, 2025

Terms of Reference

Titre et grade : Data Management Associate, (Associé à la Gestion des données) LICA-6
Lieu d’Affectation : UNHCR BO Abidjan, Cote d’Ivoire
Type de contrat : Local Individual Contractor (Contractant Individuel), Affiliate Workforce
Durée de l’Associé à la Gestion des données: Neuf (09) mois (jusqu’au 31 décembre 2025)
Nombre de poste : Un (01)

I- Context et justification:
Dans le but d’avoir une réponse cohérente à l’afflux des réfugiés et demandeurs à la suite de la crise sécuritaire du Sahel, le HCR a ouvert en 2024 un bureau multi pays (BMP) pour couvrir les 5 pays côtiers affectés par cette crise, à savoir la Côte d’Ivoire (69.219 demandeurs d’asile et réfugiés), le Ghana (17 563 demandeurs d’asile et réfugiés), le Togo (48 770 demandeurs d’asile & réfugiés et 10 171 Personnes déplacées internes), le Bénin (23 300 demandeurs d’asile & réfugiés et 8 785 PDIs) et le Liberia (1 863 demandeurs d’asile et réfugiés).
L’UNHCR et les agences nationales pour les réfugiés utilisent une base de données appelée ProGres, dont les divers champs sont entrés lors des opérations d’enregistrement individuel des réfugiés et demandeurs d’asile. ProGres est essentiel pour informer les programmes des pays hôtes et de l’ensemble des partenaires intervenant auprès des réfugiés. Lors de l’enregistrement, diverses contraintes peuvent peser sur la qualité et la complétude des données entrées. Fin 2024, une analyse des données pour la Côte d’Ivoire a révélé diverses lacunes. Afin d’y remédier, le HCR a renforcé son soutien aux opérations d’enregistrement et met en œuvre un projet visant à renforcer la qualité et complétude de la base de données ProGres pour le BMP.

II- Description de taches:

Le/la titulaire du poste sera chargé d’assurer la qualité de la base de données ProGres et de toute autre base de données additionnelles pertinentes de l’UNHCR pour la Côte d’Ivoire, le Ghana, le Togo, le Bénin et le Libéria.


Responsabilités de l’Associé à la Gestion des données :

Sous la supervision directe de la Senior Protection Officer, l’Associé à la Gestion des données effectuera les tâches suivantes :
• Gérer l'utilisation, la maintenance et l'assistance technique des bases de données utilisées dans le cadre des opérations, y compris la planification et la supervision de la collecte, de la saisie et de la vérification des données.
• Fournir une formation, si nécessaire, au personnel du HCR ainsi qu'aux membres du personnel des partenaires (agences nationales pour les réfugiés) sur les aspects pertinents de la gestion des données.
• Mener des analyses sur la qualité et complétude des données de ProGres pour la Côte d’Ivoire, le Ghana, le Togo, le Bénin.
• Soutenir les activités d'enregistrement, y compris le soutien technique de ProGres et l'assistance sur place.
• Analyser les mesures mises en place dans chaque pays pour renforcer l’enregistrement. Identifier les contraintes dans la collecte des données affectant la qualité des données et proposer des solutions.
• Renforcer la vérification sur site/en temps réel, le cas échéant, élaborer des procédures standards.
• Assurer une vérification (contrôle qualité) permanente et superviser un processus permanent d’amélioration de la qualité des données.
• Produire des outils et procédures standards permettant d’assurer un suivi de la qualité des données.
• Le cas échéant, élaborer des formulaires et des outils pour la collecte et l'analyse des données.
• Veiller à ce que la prise de décision soit fondée sur les risques dans le domaine fonctionnel. Faire part des risques, des problèmes et des préoccupations à un supérieur hiérarchique ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels compétents.
• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

III- Conditions d’éligibilité:

Le/la contractant-e individuel(le) devra présenter le profil suivant :


Années d'expérience / Niveau d’études

- 2 ans d'expérience professionnelle pertinente avec une licence ou un diplôme équivalent ou supérieur ;

Domaine(s) de formation

Technologie de l'information - Gestion des données

Exigences Essentielles

• Expérience dans la gestion et maintenance de larges bases de données.
• Expérience dans la collecte et l’analyse de données.
• Expérience dans la vérification/conduite d’analyse qualité de bases de données.
• Expérience de l’enregistrement des réfugiés et demandeurs d’asile
• Langues : Français (niveau supérieur) et Anglais (niveau intermédiaire ou plus)
• Connaissances approfondies des outils informatiques
Compétences requises :

Compétences de base

• Responsabilité
• Communication
• Sens de l'organisation
• Travail d'équipe et collaboration
• Engagement envers l'apprentissage continu
• Orientation client et résultats

Compétences managériales

• Autonomisation et renforcement de la confiance

Critères souhaitables :

• Connaissance de la base de données UNHCR ProGres ainsi que des normes liées à la protection et à la gestion des données.
• Connaissance de l'infographie et des logiciels associés.

 

Standard Job Description

Data Management Associate

Organizational Setting and Work Relationships
The Data Management Associate is normally supervised by a professional staff member who provides the incumbent with general guidance and workplans. The incumbent works quite independently with an oversight from the supervisor. S/he may directly supervise some support staff.
Contracts are mainly with the colleagues in the same duty station to exchange information and to discuss the work plans. External contacts are with the national and local authorities for gathering and exchange of data.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR

's core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties
- Manage the use, maintenance and technical support of databases used in the Operation, including planning and overseeing data collection, input and verifications; production of standard and ad hoc reports.
- Generate statistical reports based on the standard reporting formats and ad-hoc reports, charts and tables as required by the management.
- Provide training, as necessary, to UNHCR staff as well as staff-members of implementing partners in relevant aspects of data management.
- May be required to coordinate with the GIS colleagues to ensure that data collection is compatible with GIS.
- Archive and backup database systems; ensure security of databases; perform database administrator functions.
- Assist in development of new applications/databases needed by the UNHCR Offices/Units in area of responsibilities in order to perform their tasks smoothly.
- Ensure that the clients' databases are up-to-date by identifying and keeping what is relevant and accurate in an accessible manner.
- May be required to support registration activities including ProGres technical support and on-site assistance.
- May be required to support voluntary repatriation activities including reconciliation of VolRep data from country of asylum and encashment centers, verification of Voluntary Repatriation Forms (VRFs) and coordination with VolRep Centers (VRCs) on information issues.
- Develop forms and tools for data collection and analysis.
- Have access to relevant data and records.

- Support the identification and management of risks and seek to seize opportunities impacting objectives in the area of responsibility. Ensure decision making in risk based in the functional area of work. Raise risks, issues and concerns to a supervisor or to relevant functional colleague(s).
- Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications

Years of Experience / Degree Level
3 years relevant experience with High School Diploma; or 2 years relevant work experience with Bachelor or equivalent or higher

Field(s) of Education
Not applicable.

Certificates and/or Licenses
Information Technology Data Management
(Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential)

Relevant Job Experience
Essential
Not specified.

Desirable
Not specified.

Functional Skills
DM-Database Management
PG-UNHCR's Programmes
DM-ArcGIS (Geographic Information System)
TR-Training - Virtual and face to face
IT-Computer Literacy
(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements
For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.
For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.
For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power.

As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.

Required Languages

,

,

Desired Languages

,

,

Additional Qualifications

Skills

DM-ArcGIS (Geographic Information System), DM-Database Management, IT-Computer Literacy, PG-UNHCR's Programmes, TR-Training - Virtual and face to face

Education

Certifications

Data Management - Other, Information Technology - Other

Work Experience

Other information

This is a local individual contractor position for Cote d'Ivoire citizensThe English version is considered original and authoritative, translation to other language(s) serve the purpose of advertisement of local positions where applicable but are not considered as official translationsN/AThis position doesn't require a functional clearance

Home-Based

No